Единая форма ЕФС-1: правила заполнения и дедлайны 2026 года
В 2026 году все работодатели обязаны сдавать единую форму ЕФС-1 исключительно в формате версии 1.2. Старый формат 1.1 утратил актуальность с середины 2025 года. Сроки подачи зависят от типа сведений: кадровые события (приём, увольнение) передаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а годовой стаж (раздел 2) — до 15 февраля 2026 года. Отчётность принимается Федеральной налоговой службой (ФНС).
Главное изменение 2026 года: Использование формата версии 1.1 приведёт к автоматическому отказу в приёме файла контрольными соотношениями ФНС. Убедитесь, что ваше ПО обновлено до последних версий схем.
Какой формат использовать: 1.1 или 1.2?
С 1 июля 2025 года вступил в силу приказ ФНС, утверждающий обновлённый формат представления сведений о трудовой деятельности (версия 1.2). В 2026 году альтернатив нет — используется только этот стандарт.
Переход на версию 1.2 обусловлен расширением состава данных. Новый формат включает обязательные поля для корректного отражения сведений о воинском учёте, уточнённые реквизиты документов-оснований и улучшенную структуру для электронных трудовых книжек.
| Характеристика | Формат 1.1 (Устарел) | Формат 1.2 (Актуален в 2026) |
|---|---|---|
| Статус | Запрещён к приёму | Единственный рабочий стандарт |
| Воинский учёт | Частично или отсутствует | Полная интеграция данных |
| Контрольные соотношения | Не проходят проверку ФНС | Соответствуют текущим требованиям |
| Риск отказа | 100% | 0% (при верном заполнении) |
Если ваша бухгалтерская программа или сервис КЭДО предлагает выбор версии, принудительно выбирайте 1.2. Попытка сдать отчёт в старом формате будет расценена как несдача отчётности.
Сроки сдачи разделов формы ЕФС-1
Форма ЕФС-1 состоит из трёх разделов, каждый из которых имеет свой график подачи. Нарушение сроков влечёт финансовые санкции.
Раздел 1: Кадровые события
Сюда вносятся сведения о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность, а также подача заявлений о выборе формы трудовой книжки (для тех, кто ещё не определился).
- Срок сдачи: Не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (распоряжения).
- Нюанс: Если приказ издан в пятницу, отчёт нужно сдать в понедельник (если суббота и воскресенье — выходные дни организации).
Раздел 2: Сведения о стаже
Этот раздел содержит информацию о периодах работы за прошедший календарный год. Он необходим для формирования пенсионных прав сотрудников.
- Срок сдачи за 2025 год: До 15 февраля 2026 года включительно.
- Важно: Если 15 число выпадает на выходной, срок переносится на первый следующий рабочий день. В 2026 году 15 февраля — это воскресенье, поэтому крайний срок сдачи — 16 февраля 2026 года (понедельник).
Раздел 3: Сведения о периоды трудовой деятельности (корректировка)
Заполняется только в случае обнаружения ошибок в ранее поданных сведениях за периоды до 2020 года или по специальному запросу органов ПФР/ФНС для сверки данных.
Штрафы за нарушение сроков: За несвоевременную сдачу ЕФС-1 или предоставление недостоверных сведений предусмотрен штраф по ст. 15.33.2 КоАП РФ в размере от 300 до 500 рублей за каждого застрахованного лица, по которому нарушены сроки или допущены ошибки.
Типичные ошибки при заполнении
Даже при использовании актуального формата 1.2 работодатели часто сталкиваются с протоколами ошибок. Вот список самых распространённых проблем:
- Несоответствие даты приказа и даты события. Дата издания приказа не может быть позже даты самого события (например, дата увольнения не может быть раньше даты приказа об увольнении).
- Ошибка в коде основания. Использование устаревших кодов причин увольнения или приёма, которые не валидируются в формате 1.2.
- Отсутствие сведений о воинском учёте. Для военнообязанных сотрудников в новом формате обязательно заполнение соответствующих полей. Их игнорирование ведёт к отказу в приёме всего файла.
- Некорректный формат файла. Попытка загрузить файл, созданный в старой версии ПО, даже если расширение файла осталось тем же (.xml).
Перед отправкой обязательно прогоните файл через бесплатные проверочные программы (например, «Проверка подготовки отчетности» от ФНС или встроенные модули в 1С/Контур), чтобы убедиться, что схема соответствует версии 1.2.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в месяце не было кадровых событий? Нет, раздел 1 сдаётся только при наличии событий (приём, увольнение, перевод). Раздел 2 сдаётся один раз в год независимо от наличия событий в конкретном месяце, но только за истекший год.
Можно ли сдать отчёт на бумаге? Работодатели со среднесписочной численностью работников до 10 человек имеют право сдавать ЕФС-1 на бумажном носителе. Все остальные обязаны передавать отчётность в электронном виде через операторов ТКС с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Что делать, если обнаружили ошибку после сдачи отчёта? Необходимо сформировать и отправить корректирующий отчёт (исходный номер + признак корректировки) в формате 1.2 как можно скорее, чтобы минимизировать риск штрафа. Ошибки в стаже (раздел 2) исправляются аналогичным образом.
Где скачать актуальные схемы формата 1.2? Официальные схемы XSD и справочники кодов публикуются на сайте ФНС России в разделе «Предпринимателям» -> «Работодателям» -> «Форма ЕФС-1». Всегда проверяйте дату публикации схемы перед настройкой ПО.